اولویت‌بندی و اهمیت آن در زندگی روزمره

همه‌ی ما در زندگی بارها با کلمه‌ی اولویت‌بندی روبرو شده‌ایم. حتی ممکن است سعی کرده باشیم کارهایمان را اولویت‌بندی کنیم.
ولی آیا دقیقاً می‌دانید اولویت‌بندی به چه معناست و چرا باید انجام شود؟

اولویت‌بندی یعنی چه؟

احتمالاً با خود فکر کرده‌اید که اولویت‌بندی یعنی اینکه چه کاری را اول انجام دهم و چه کاری را دوم.
این تعریف تا حدودی درست است ولی تمام معنا و اهمیت اصلی اولویت‌بندی را منتقل نمی‌کند.

اولویت‌بندی در کارهای روزانه یعنی چه کاری هست که حاضرم تمام وقت روزم را صرف آن کنم و از بقیه صرف نظر کنم!

بله این معنای درست‌تری از اولویت‌بندی است.

زیرا ما منابع و زمان محدودی در اختیار داریم. به همین دلیل مجبوریم که به کارهای اصلی اهمیت بالاتری بدهیم.

اهمیت اولویت‌بندی

ما در زندگی به منابع و زمان محدودی دسترسی داریم. هیچ‌وقت نمی‌توانیم به تمام کارها و برنامه‌هایی که داریم برسیم.
یک بار به این موضوع فکر کنید. چند بار در زندگی توانسته‌اید دقیقاً طبق برنامه‌تان به تمام کارهایی که داشتید برسید؟

به نظرم خیلی بعید است که همیشه بتوانیم همه کارها را انجام دهیم.
به همین دلیل به چیزی به اسم اولویت‌بندی نیاز داریم.

اولویت‎بندی و ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور نام یک ماتریس است که کارها را از درجه اهمیت و فوریت دسته‌بندی می‌کند.

این ماتریس که بسیاری از افراد آن را به نام استفان کاوی نویسنده کتاب هفت عادت مردمان موثر می‌شناسند، یکی از راه‌های بسیار خوب برای مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارهاست.

طبق این ماتریس کارها از درجه اهمیت به دو دسته تقسیم می‌شوند:

• مهم
• غیر مهم

و از درجه فوریت هم به دو دسته تقسیم می‌شوند:

• فوری
• غیرفوری

طبق این ماتریس ما چهار دسته کار داریم:

• مهم و فوری
• مهم و غیرفوری
• غیرمهم و فوری
• غیرمهم و غیرفوری

کارهای مهم و فوری کارهایی هستند که در همین لحظه باید انجام شوند.
کارهایی که اگر انجام نشوند ممکن است نتیجه‌ی بدی به همراه داشته باشد. مثل مراجعه به پزشک به خاطر شدت بیماری یا جواب دادن به یک تلفن شغلی مهم

کارهای غیرمهم و فوری کارهایی هستند که اگر الان انجام ندهیم آنها را از دست می‌دهیم اما اهمیتی ندارند و انجام ندادن آنها به ما آسیبی نمی‌رساند.
مثلاً دیدن یک مسابقه زنده فوتبال. اگر همان لحظه نبینیم احتمالاً آن بازی را از دست می‌دهیم ولی اتفاق خاصی برای ما نمی‌افتد. اما طبق عادت احتمالاً نگاه می‌کنید.

کارهای غیرمهم و غیرفوری یعنی کارهایی که به معنای واقعی کلمه اتلاف وقت هستند.
کارهایی که نه اهمیتی دارند و نه فوریت که در لحظه انجام شوند. مثل بازی با موبایل، گشتن در فضای مجازی

کارهای مهم و غیرفوری کارهایی هستند که اگر آنها را در همین لحظه انجام ندهیم اتفاق خاصی نمی‌افتد اما در بلندمدت به ما آسیب می‌زند و باعث بحران در زندگی ما می‌شوند.
مثلاً مسواک زدن. اگر ما اکنون مسواک نزنیم احتمالاً اتفاق خاصی برای ما نمی‌افتد اما در بلندمدت می‌تواند خطرناک باشد.
یا کتاب خواندن، ورزش کردن و …

کارهای مهم و غیرفوری کارهایی هستند که تفاوت افراد موفق و غیرموفق را نشان می‌دهند.
افراد موفق تمام تمرکز خود را بر این کارها می‌گذارند و هنگام اولویت‌بندی روزانه، توجه بسیار زیادی به این کارها می‌کنند.

مرحله بعدی؟

حالا که با این ماتریس آشنا شدید، باید بدانید که با آن چه کاری انجام دهید.

اول: تا جای ممکن از کارهای غیرمهم و غیرفوری دوری کنید.
این کارها مثال واقعی حماقت هستند و کسانی که در زندگی هدف دارند و به دنبال آن هستند، نباید وقت خود را با این کارها تلف کنند.

دوم: کارهای مهم و فوری را در همان لحظه انجام دهید. البته اگر این کارها قابل محول کردن به دیگری هستند، این کار را انجام دهید.

سوم: کارهای غیرمهم و فوری را تا جایی که می‌توانید کم کنید.

چهارم: تمرکز خود را روی کارهای مهم و غیرفوری بگذارید.
در اولویت‌بندی روزانه حتماً این کارها را لحاظ کنید و سعی کنید همیشه و هر روز چند مورد از این کارها در برنامه خود داشته باشید.

قانون پارتو یا 80-20

قانون پارتو یا 80-20 می‌گوید که تنها 20 درصد از کارهای ما 80 درصد نتایج ما را حاصل می‌کند.
یعنی در بین تمام کارهایی که در روز انجام می‌دهیم، 20 درصد آنها بخش بزرگی از نتایج را برای ما به دست می‌آورند.

چطور اولویت‌بندی کنیم؟

خب اکنون وقت آن رسیده به روش اولویت‌بندی بپردازیم.

ابتدا ما باید دو لیست تهیه کنیم:
یک لیست از تمام کارها و برنامه‌ها و اهداف
یک لیست از کارهای روزانه

طبق قانون پارتو و ماتریس آیزنهاور باید کارهایی که اهمیت بالاتری برای ما دارند را پیدا کنیم.
باید ببینم چه کارهایی هستند که بیشترین بازدهی را برای ما به همراه دارند و انجام ندادن آنها اثر منفی بزرگی در بلندمدت برای ما دارد.

پس از این کار و لیست کردن تمام کارها در لیست اصلی، باید برای هر روز یک لیست تهیه کنیم.

کارهایی که اهمیت بالاتری برای ما دارند در ابتدای لیست بنویسیم.
کارهایی که حاضریم حتی تمام روزمان را فدای آنها کنیم و هیچ کاری به جز آنها انجام ندهیم.

بهتر است لیست اولویت‌بندی روزانه حداکثر دارای هفت کار باشد.

اگر کار مهم و فوری در طول روز برای ما پیش آمد، کافی است به لیست اولویت‌بندی خود نگاه کنیم.
ببینیم این کار اولویت چندم قرار می‌گیرد، اگر اول است که همان لحظه انجام دهیم ولی اگر اولویت اول نیست می‌توانیم لیست خود را به روز کنیم و اولویت‌بندی را تغییر دهیم.

از این نکات در اولویت‌بندی کارهای روزانه خود استفاده کنید تا نتایج بهتر و بزرگتری بگیرید.